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8 consejos para Organizar Exitosamente un Viaje de Negocios

¿Porque los directores de las empresas siguen pensando que sus secretarias tenemos el tiempo suficiente para organizar cualquier viaje de negocios? …. ¿y esperar que salga todo a la perfección?… ¡Mucha presión!

Organizar un viaje puede tomar mucho tiempo entre largas y confusas búsquedas entre miles de hoteles y actividades, es por eso que hemos creado para ti “Tu Guía Práctica para Organizar un viaje de Negocios Exitosamente” 

Esta guía te servirá de apoyo para saber organizar un viaje de negocios exitosamente y que no te falle ningún detalle…

Deja que los expertos planifiquen tu viaje de negocios

¡La experiencia de nuestros clientes asegura la calidad de nuestro servicio, siempre dispuesto a que tengas la mejor experiencia de viaje!

#1 Documentación Correcta para Ingresar

Lo primero que debes hacer es investigar que cuentes con todos los documentos necesarios para el país que se piensa ingresar. Si no cuentas con ellos o están caducados debes contemplar que tardarás unos días en renovarlos.

He aquí algunos documentos que puedes llegar a necesitar:

  • Carné de identidad – si eres un ciudadano europeo Schengen.
  • Pasaporte válido con formato para entrar al país a visitar – Algunos países admiten sólo pasaportes electrónicos, lo mejor es hablar al consulado del país al que se viajará y preguntar qué se necesita.
  • Visa – La vía rápida del visado es comprarlo a la llegada en el mismo aeropuerto. El puesto por lo general se encuentra a lado del control de pasaportes. 
    • Ojo: No en todos los países ofrecen esta opción, de lo contrario deberás de aplicar el método tradicional y solicitar la visa en el consulado.
    • Para el visado en Arabia Saudi, deberás anticiparte unos cuantos meses debido a que la documentación que solicitan es muy tardada:
      • Carta Invitación de la Empresa Local sellada por el Ministerio de economía Saudí
      • Carta Solicitud de Visado dirigida al consulado Saudí (Legalizada por la cámara de comercio del país residente)
  • Carné de Conducir Internacional – Hay que considerar el número de días que va a estar la persona en el país al que se viaja, muchas veces es más cómodo alquilar un auto, para eso deberás contar con una licencia internacional; el trámite no es muy complicado.
  • Certificado de Vacunas– Un factor muy importante a considerar es saber si el viajero cuenta con todas sus vacunas a la fecha, de lo contrario, deberás acudir a tu centro de salud de confianza.
  • Seguro  Médico – Viajar con un seguro de salud con cobertura en el extranjero es lo más recomendable, nunca sabes cuando lo puedes necesitar además de que los gastos médicos en otro país pueden ser significativos.

Recomendación: 

  • Es importante tener una copia digital de todos los documentos importantes durante tu estadía en ese lugar. Si llegan a robarte o llegarás a perder alguno de estos, deberás denunciarlo a la policía y asistir al consulado tu país en donde te encuentres.
  • ¿Quieres ahorrarte este proceso complicado? Pide ayuda , la experiencia de nuestros clientes asegura la calidad de nuestro servicio, siempre dispuesto a que tengas la mejor experiencia de viaje.

#2 Pronóstico del Tiempo y Maleta de viaje

Es muy importante saber exactamente el clima que  habrá en el destino al que se viaja, de este modo podrás hacer la maleta con mayor exactitud y prepararte para que estés bien abrigado en el caso de que haga mucho frío o lo bastante fresco por si es un clima más templado.

Recomendación: 

  • Puedes investigar el pronóstico de tiempo desde la app de “Weather” desde tu Iphone o en Meteored  (https://www.meteored.mx/)
  • Conoce en el siguiente video ¿Qué empacar en un viaje de negocios?


#3 Diferencia cultural y Protocolo Empresarial

Es muy importante antes de ingresar a un país conocer un poco acerca de su cultura, saber que está bien o mal visto en ese lugar y mucho más si se va en cuestión de hacer negocios.

Aparte de las costumbres y creencias de este país también es muy importante leer la Ficha del País (http://www.exteriores.gob.es/portal/es/saladeprensa/paginas/fichaspais.aspx) al que se viaja.

En el tema de negocios es muy importante hacer un análisis previo de las conductas o no aceptadas, saber cómo saludar, cómo causar una buena impresión y que temas de conversación evitar, entre otras.

En el caso de no informarse, estas cuestiones podrían echar a perder el trato o negocio que se busca concluir.


#4 Teléfono Móvil y otros Dispositivos

Antes de viajar a otro país uno debe saber si tendrá línea telefónica o si necesita contratar algún paquete en específico, sobre todo si es un viaje de negocios en el que se sabe que se ocupará el móvil entre otros dispositivos.

Lo recomendable es llamar a la empresa con la que tienes contratada la línea telefónica y consultar el mejor plan para ti.

Otro factor a considerar es la entrada o Enchufe de cada país, ¿tienes adaptador? 

Lo recomendable es comprarlo antes de partir , no te confíes en que el hotel o empresa local cuenta con ellos, es preferible que tu cargues el tuyo en todo momento. 

Puedes conseguir adaptadores en tiendas como Best Buy, RadioShack, The Home Depot o Steren. Si en tu país no cuentan con estas tiendas pregunta en cualquier tienda de electrónicos.


#5 Jet Lag

Ten en cuenta la diferencia de horas entre el país de origen y al que se viaja. Te recomendamos no programar reuniones importantes una vez que la persona llegue al destino, de modo que puede estar muy cansado a parte de que a nadie le gusta llegar con el traje arrugado, sudado o en mal estado.

Lo recomendable es programar citas y eventos por lo menos con 10 horas posteriores a la llegada del individuo a su lugar de destino, así evitarás dar una mala impresión a la empresa local.

¡Consulta la diferencia de horarios antes de programar algún evento importante!


#6 Trasporte y Distancias

El tipo de transporte que utilizas en tus viajes muchas veces puede llegar a ser un problema. Vas a necesitar de un transporte que te permita desplazarte de forma fácil y segura a las reuniones de trabajo y que te evite contratiempos

El transporte es un punto clave a la hora de hacer negocios, un contratiempo puede afectar toda la negociación.

Ondriver (https://ondriver.com/) es tu mejor opción si quieres un transporte seguro, cómodo y exclusivo. Desde la página puedes reservar cualquier tipo de transporte, ya sea de un punto a otro , por un día entero o conforme a lo que necesitas. 

Además cuenta con vehículos de última generación y equipo de seguridad privada, en caso de necesitarlo.

La distancia es un factor muy importante en un viaje de negocios, debes contemplar cuánto tiempo tomará viajar de un lugar a otro. 

Muchas veces las asistentes suelen programas una reunión a las 9 y otra a las 10 sin contemplar  la distancia, y a menos de que llegues volando , no habrá forma de estar a tiempo.

Recomendación: Puedes utilizar Google Maps, ingresa tu destino de origen y el destino final, te dirá cuánto tiempo harás ya sea a pie, en transporte privado o incluso haciendo uso del metro.


#7 Hoteles de Calidad

Lo recomendable es buscar un hotel con una buena ubicación , ya que lo que menos queremos es un inconveniente en cuanto a distancia. 

Te recomendamos reservar el hotel con mucha anticipación , ya que si las fechas se llegan a cruzar con alguna temporada alta o evento importante en la ciudad de destino se te hará imposible encontrar un hotel por la ciudad que sea de calidad.

  • Calidad y Ubicación: Lo recomendable es elegir para el ejecutivo un hotel de 4 o 5 estrellas que se encuentre a pocos kilómetros de los lugares en donde serán sus reuniones de trabajo. Existen muchas páginas que te dan la opción de ver el mapa de la ciudad para contemplar la ubicación de los hoteles. 
  • Comodidades: Una cadena de hoteles es lo mejor que puedes conseguir para un viaje de negocios, de preferencia si el hotel es centrado en los ejecutivos. Deber fijarte que dentro de las comodidades exista:
    • WIfi en la habitación del hotel
    • Business corner con computadoras, teléfono fijo e impresoras
    • Pequeñas estancias privadas, muchas veces se requieren en el caso de tener una reunión confidencial improvisada
    • Amenidades con Gimnasio, muchos ejecutivos prefieren tener esta opción en un viaje de negocios para fines recreativos y anti-stress

Recomendaciones:


#8 Agenda y Logística

Te recomendamos no agendar una reunión después de otra, por lo general suelen aplazarse por lo que deja cierto espacio entre una y otra para no tener ningún inconveniente

Lo mejor es hacer una Agenda para el Ejecutivo con los siguientes datos:

  • Hora y Dirección de las Reuniones de trabajo
  • Tiempo  estimado de desplazamiento entre reuniones
  • Lista de Nombres de las personas que habrá en cada reunión y sus cargos dentro de las compañías
  • Lista de temas a tratar en cada reunión
  • Documentación en papel a entregar en cada reunión
  • Teléfonos de Contacto 
  • Información adicional de la empresa a la que va a visitar: estado comercial, financiero, reputación ,etc
  • Copia de reservas de avión, hotel, chofér ,etc
  • Libreta de apuntes y notas


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